Workflow para eventos: qué es y cómo aplicarlo
"Workflow" es una palabra en inglés que literalmente significa "flujo de trabajo". El "flujo de trabajo" se refiere a todas las tareas que deben completarse, la información que debe procesarse, etc., para obtener un resultado determinado.
Puedes aplicar un flujo de trabajo a cualquier proyecto, incluido un evento. Estructurar un "workflow" ayuda a que todo fluya de manera más eficiente y facilita la organización, especialmente cuando hay mucha gente involucrada.
¿Cómo aplicar un flujo de trabajo a tu evento?
Empieza por crear un diagrama del flujo "paso a paso" que usas para preparar para un evento. Esto ayudará a mapear tu proceso actual. Luego, busca posibles errores o fases que retrasen el proceso. Así, determinarás:
cuáles son los pasos necesarios para organizar el evento
qué tareas ocupan más tiempo (¡y por qué!)
tareas que puede eliminar del flujo
cuál es el tiempo minimo y maximo para cada paso
qué personas se necesitan para realizar cada paso
En seguida, busca herramientas o soluciones para administrar mejor todos estos procesos. Es posible que necesites un software de eventos, contratar a un consultor externo u buscar otra solución para planificar, organizar o ejecutar su flujo de trabajo.
Pero, después de estructurar el diagrama de flujo y responder a todas estas preguntas, siempre podrás repetir el mismo proceso para lograr un resultado similar. Si suele organizar muchos eventos (por ejemplo, conferencias, talleres, etc.), esto es muy interesante.
La otra alternativa es contratar una empresa que esté especializada en la organización de eventos y que ya esté "en marcha". ¡Busca una empresa de organización de eventos en Madrid o una empresa de organización de eventos en Barcelona para que se haga cargo del tema!